[Textlib] Teljes koru allomanyellenorzes (leltarozas)

2006. Jan. 5., Cs, 17:45:22 CET

Elején először is  szeretnék elnézést kérni az esetleges helyesírási 
hibákért (nem az erősségem) és mivel én informatikus vagyok, nem könyvtáros, 
ezt nem mindenhol írok szakszavakat.

Másodsorba megszeretném köszönni az infoker -nek a segítséget, hogy az 
összes kérésemet beépítették a programba, enélkül nem lett volna ilyen 
gyors, és (remélem) lehető legtökéletesebb a leltározás

Első lépésként a kitöröltük a textlib-es törlési jegyzéken lévő könyveket a 
leltárkönyvből

Majd a régi kartonos tartozásokat (ezek a tasakos kölcsönzésből ránk maradt 
könyv tartozások) kitörlése a leltárkönyvből, manuális törlési lista 
elkészítése.

Következő lépéshez tartozik majd egy kis magyarázat is. Mi az 
állományellenőrzést szerettem volna egybekötni egy szoros "raktári rend" 
kialakítással, mert egy csomó könyvet nem találtunk, és tulajdonképp mi 
ezért csináltunk a leltározást.

Infoker megcsinálta hogy
- a leltározást végző modulba belehessen állítani hogy épp melyik raktárba 
folyik a leltározás, és ha a beolvasott példány raktárja eltért a beállított
értéktől, akkor megjelenik egy figyelmeztető ablak.
- és hogy minden példány beleltározásakor megjelenik a modul képernyőjén a 
példány kötetének [szakcsoport] és [szakjelzet] mezője

ezzel a két módosítással kiderültek hogy pl: gyerek részlegen hány felnőtt 
könyv van. Vagy tévedésből rossz helyre hozták vissza, vagy éppen rosszul
lett feldolgozva a példány
És a leltározás végén ki is derült hogy nagyon sok könyvnek rossz a gépben 
lévő [szakcsoport] [cutter] jelzete. Hogy miért? Én import-ra gondolok...

Szóval azért ki kellett töltenem a raktár jelzetet minden példánynál, mert 
mi ezt eddig nem használtuk. Minden egyes részlegnek, helyiségnek, 
állománynak küld raktár
nevet adtam. Majd a példány-ár kitöltő program segítségével kitöltöttem az 
összes példány ár mezőjét (mert mi a vonalkódozás elején nem töltöttük ki 
ezt a mezőt).

Majd az utolsó, pénteki nyitva tartást követő szombaton következett az 
adatbázis előkészítése. (természetesen előtte a biztonsági mentésről nem
szabad megfeledkezni, ) leltelok program leltározottnak tekinti a kölcsönzés 
alatt lévő példányokat (ennyivel kevesebbet kell megcsinálni :))))))

Innentől kezdve (rajtam kívül) csak leltározást végeztük. Nem vittünk be új 
könyveket, nem kölcsönöztünk stb...

Maga a leltározást kb: 65000 dokumentumon kellett végrehajtanunk, 6 géppel 
és 11 emberrel dolgoztunk

Minden gép mozdítható volt, 20 méter hálózati kábellel, 3-4 méter hosszú 
vonalkód olvasóval rendelkezett (sima ps2 hosszabbító kábelt kell venni)

Így pl: raktárba a polc elejére, vagy közepére beállítottuk a gépet, és kb 6 
méteres szakaszt gép mozdítás nélkül meg lehetett csinálni

Előtte mi is úgy gondoltuk hogy minden gépnél két ember fog dolgozni: Egy 
fogja a vonalkód olvasót és beolvassa a vonalkódot, a másik meg leveszi a 
polcról a könyvet és a másik kezébe adja, majd visszarakja a polcra.
De a gyakorlat mást hozott: Egyik ember ült a számítógép monitorja előtt, és 
figyelte a kiírásokat,(szakjelzet stb.... )a másik meg egyedül szépen le 
tudta venni a polcról a könyvet, beolvastatta a vonalkódot, és vissza is 
tudta rakni a könyvet a polcra.

Két ember cserélgette egymást, és így az egyik ember mindig ki tudta magát 
pihenni.

Idővel továbbfejlődött a munkafolyamat, mert több munkatársam tudta egyedül 
végezni a leltározást, mert ugye ha bármiféle hibát jelzett a gép, akkor
sípolt, azt ő meghallotta,  és a szakjelzetet is tudta ellenőrizni a könyv 
oldalán lévő jelölésből. Ráadásul még egy pillantásra rá is tudott nézni a 
monitorra

És ugye kellett egy ember aki összefogja, rányitja a munkafolyamatokat (ez 
voltam én)
Közbe felmerülő problémás könyveket azonnal még a leltározás lezárása ELŐTT 
ki kellett javítani
Ilyek lehetnek pl:
- kölcsönzés alatt, de mégis a polcon lévő példányok, ezeket természetesen 
visszavettük, és az olvasótól is elnézést kellett kérni hogy tévesen
kerestük rajta a könyvet (jópár ilyen könyvünk volt)
- Rossz raktár/állományba lévő könyveket ki kellett javítani, és a 
leltározás után, de még a lezárás előtt vissza kellett sorolni a polcra
- Rossz szakjelzettel ellátott könyveket is azonnal kijavítottam
- Kötet nélküli példányokat is azonnal javítottam
- Legvégére hagytam a legfontosabbat: A vonalkód nélküli példányokat. Ezeket
is be kellett vonalkódozni még a lezárás előtt

Előző pár sorból talán kiderült hogy mi semmiféle dátumot/szöveget nem 
pecsételtünk a könyvekbe. Munkatársaim szerették volna, de sikeresen
lebeszéltem róla őket, és most már ők is örülnek hogy nem csináltuk. Miért 
nem? Azért mert a későbbiekben ha el kell dönteni, hogy az adott könyv be
volt-e leltározva akkor az a textlib a példány adatlapján látszódik. Vagy 
mondjuk az egyik olvasónál van kint egy könyv, ami nem lett géppel 
kikölcsönözve, visszahozza, és mi fog történni? Gép közölni fogja hogy ki 
van selejtezve, és már látszódik is hogy nem volt beleltározva! És itt mi 
szerepe lenne a pecsétnek ? Elárulom SEMMI. Mert ha bepecsételtük volna 
minden könyvet, és a visszahozott könyvben nincs pecsét, akkor joggal 
gondolhatná  a könyvtáros hogy ez egy be nem leltározott példány, de mi van 
akkor ha a leltározás után állományba vett példány? Nem beszélve arról hogy 
mekkora nagy munka lenne a pecsételés, rengeteg idő elment volna rá.
Nem egyszerűbb lekeresni a [példány keresés] -el hogy be volt -e leltározva 
,és ha ki van törölve, akkor ennek mi is az oka ?

Hasonló okokból nem foglalkoztunk a raktári katalógussal se, mert ezt ha 
szükség van rá, egy emberke szépen leül egy gép elé, és leltári szám alapján
lekeresheti a könyvet, és összehasonlíthatja az adatokat a gépen lévővel. De 
erre nálunk nem mostanában lesz idő....
Azt meg pláne nem fogjuk csinálni, hogy leltározáskor minden egyes könyvnek 
külön-külön megkeressük a raktári lapját.....

Szóval végeztünk a leltározással 2,5 hét alatt, de csak a gépi leltározás 
volt készen, volt más teendő is....

Leltározás lezárása előtt kinyomtattam a "vonalkódos" hiánylistát, átnéztük 
az egész  könyvtárat hogy hátha megtalálunk egykét könyvet

Ha ezzel végeztünk, akkor lezártam a leltározást, ezzel a be nem leltározott
példányok törlési jegyzékre kerültek!

Ezután kinyomtattam a meglévő könyvek listáját. majd ezt exel-lel 
megformáztam,leltári szám szerint sorba rendeztem. Minden sor egy könyv 
volt, szerepelt rajta egy sorszám, a könyv leltári szám  és a könyv címe.
Ja és ezt külön-külön nyomtattam ki a könyvekre - audióvizuális-ra stb....
Tehát azokat nyomtattam ki külön amiknek különböző leltárkönyvük van

Mindenki nekiállt, és összeolvasta a leltárkönyvet a meglévő könyvek
listájával

Hogy miért?

1: Mert a "vonalkódos" hiánylistával csak a könyvek bevonalkódozás után lévő
hiánylistát kaptuk meg. a legutolsó leltározás és a vonalkódozás elkezdése 
közöttit
nem.

2:  Meglévő könyvek listáján ha szerepelt egy könyv, hibás, elírt leltári 
számmal, akkor az rögtön kiderült az összeolvasás során

Összeolvasáskor ami meglévőnek szerepelt a leltárkönyvben, és a "meglévő
vonalkódos" listán nem szerepelt, akkor ez felkerült egy újabb listára. Ez 
lett "vonalkód nélküli" hiánylista

Erre az összeolvasásra beterveztem egy hetet, és 4 nap alatt végeztünk vele.
Ezt 4 pár csinálta (különböző helységekben...) egyik olvasta a "meglévő
vonalkódos lista" -án szereplő leltári számot és könyvet, a másik meg
összehasonlította a leltári könyven lévővel.

Természetesen volt olyan is ami a leltárkönyven ki volt törölve, de a 
"meglévő könyvek listáján" mégis szerepelt

Textlib-es leltározás lezárásakor keletkező "elkallódott" törlési jegyzéket
nem ajánlatos lezárni (én még most se zártam le) mert jópár olyan könyvünk
volt, ami kint volt az olvasónál, de a gépen valami oknál fogva nem lett
kikölcsönözve, és ilyenkor visszavételkor szól hogy : le van selejtezve az
adott könyv.
Pont ezért fontos a leltározáskor még a nyitás előtt LEZÁRNI. a leltározást!
És mivel emberek vagyunk, lesznek olyan könyvek is amik a polcon vannak, de
véletlen nem kerültek beleltározásra, ilyenkor ezeket vissza kell hozni a
törlési jegyzékről.
Még most is fél év után is előkerülnek meglévő "elkallódott" példányok

Röviden összefoglalva: ! hét latt elvégeztük a leltároást, csak olyan könvek 
szerepelnek a textlib rendszerben, ami laltározás végén megvolt, és a 
leltári szám, könyv cím, szerző, szakcsoport, cutter szám, raktár jelzeté s 
állomány megegyezik a valós értékkel!

Kérdésekre rátérve:

1: Fenti írásból szerintem kiderül, ha valami nem világos, vagy a pontos 
részletek érdekelnek, akkor ebbe is segítek bármikor

2: Ez is kiderül a fentiekből, ha mégse, akkor megírom

3: Nemértem mire lenne jó minden nap kinyomtatni az elvégzett munka 
eredményét

Várom a kérdéseket

Nagy Imre
Rendszergazda
Pákolitz István Városi Könyvtár
Paks
http://www.vkpaks.hu
msn: emre34 at msn.com 